Uraian Tugas Pengadministrasi Persuratan

Uraian Tugas Pengadministrasi Persuratan. Update (11/10/2023). Temukan bagaimana pengadministrasi persuratan menjadi pilar tak terlihat dalam menjaga keharmonisan organisasi. Inilah yang tak pernah Anda ketahui tentang peran penting mereka!

Ikhtisar Jabatan ini adalah Melakukan kegiatan penerimaan, pencatatan, dan pendokumentasian dibidang persuratan. Berikut adalah Tugas Pengadministrasi Persuratan, Tanggung Jawab Pengadministrasi Persuratan dan Wewenang Pengadministrasi Persuratan.

Berapa Gaji Pengadministrasi Persuratan

Gaji Pengadministrasi Persuratan adalah gaji yang diterima oleh seseorang yang bekerja sebagai pengurus surat masuk dan keluar di suatu instansi atau organisasi. Gaji ini dapat bervariasi tergantung pada pengalaman, perusahaan, dan lokasi kerja. Dikutip dari berbagai sumber, berikut adalah beberapa informasi yang dapat saya berikan:
  1. Gaji rata-rata untuk Staf Administrasi di Indonesia adalah sebesar Rp 3.454.421 per bulan. Jumlah ini berada di atas Upah Minimum Regional (UMR) DKI Jakarta yang sebesar Rp 4.416.186 per bulan pada tahun 2023.
  2. Gaji Pengadministrasi Persuratan juga dapat ditentukan berdasarkan kelas jabatan yang dimiliki oleh pegawai negeri sipil (PNS) di lingkungan Kemdikbud. Berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Nomor 159 Tahun 2022, kelas jabatan untuk Pengadministrasi Persuratan adalah II/a dengan gaji pokok sebesar Rp 2.456.700 per bulan.
  3. Gaji Pengadministrasi Persuratan juga dapat dipengaruhi oleh faktor-faktor lain, seperti tunjangan, insentif, bonus, dan lain-lain. Misalnya, di Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kabupaten Malang, Pengadministrasi Persuratan mendapatkan tunjangan kinerja sebesar Rp 1.000.000 per bulan.

Uraian Tugas Pengadministrasi Persuratan

Pengadministrasi Persuratan adalah salah satu posisi yang mungkin terdengar sederhana, tetapi memiliki peran yang sangat penting dalam menjaga kelancaran berbagai jenis organisasi. Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam tentang uraian tugas pengadministrasi persuratan, serta mengapa peran ini begitu penting dalam dunia modern yang terus berkembang.

Pentingnya Pengadministrasi Persuratan

Sebelum kita memahami uraian tugas pengadministrasi persuratan, kita perlu menyadari betapa pentingnya peran ini dalam kehidupan sehari-hari organisasi. Pengadministrasi persuratan bertanggung jawab untuk mengelola, mengatur, dan mengawasi semua bentuk komunikasi tertulis dalam organisasi. Ini termasuk surat-menyurat, email, laporan, dan dokumen-dokumen lain yang memengaruhi jalannya organisasi.

Pentingnya peran ini tidak hanya berkaitan dengan efisiensi, tetapi juga dengan citra dan reputasi organisasi. Seorang pengadministrasi persuratan yang kompeten dapat membantu organisasi menjaga dokumentasi yang akurat, merespon komunikasi dengan tepat waktu, dan menciptakan lingkungan kerja yang profesional.

Tugas Pengadministrasi Persuratan

  1. Menerima dan memeriksa semua surat masuk sesuai dengan alamat tujuan;
  2. Mencatat surat masuk ke dalam buku agenda/sistem aplikasi persuratan;
  3. Mengklasifikasikan surat berdasarkan jenis dan sifatnya untuk mempermudah dalam pencarian surat;
  4. Memberi lembar disposisi dan kartu kendali pada surat/dokumen untuk diserahkan kepada penata usaha pimpinan;
  5. Mencatat dan menyerahkan surat keluar kepada caraka sesuai dengan ketentuan;
  6. Menyimpan surat masuk dan surat keluar dalam file untuk memudahkan penemuan kembali;
  7. Menggandakan surat masuk dan surat keluar sesuai dengan kebutuhan;
  8. Melayani peminjaman arsip sesuai dengan prosedur;
  9. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban; dan
  10. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan.

Tanggung Jawab Pengadministrasi Persuratan

  1. Kebenaran penerimaan surat;
  2. Kelancaran dan ketepatan pendistribusian surat;
  3. Keamanan dan kerahasiaan surat.

Wewenang Pengadministrasi Persuratan

  1. Menolak surat yang tidak sesuai dengan tujuan; dan
  2. Menolak peminjaman arsip surat yang tidak sesuai dengan prosedur.

Kualifikasi dan Keahlian Pengadministrasi Persuratan

Kualifikasi dan Keahlian Pengadministrasi Persuratan adalah syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang yang ingin menjabat sebagai Pengadministrasi Persuratan di suatu instansi atau organisasi. Dikutip dari berbagai sumber, beberapa kualifikasi dan keahlian yang umum diperlukan adalah:
  1. Pendidikan formal minimal lulusan SLTA/DI/D-2/D-3 bidang Manajemen Perkantoran/Administrasi Perkantoran/Tata Perkantoran atau bidang lain yang relevan dengan tugas jabatan;
  2. Pendidikan dan pelatihan, seperti Diklat Prajabatan Gol II;
  3. Berpenampilan menarik dan memiliki ketelitian tingkat tinggi;
  4. Berkemampuan mengoperasikan komputer dengan baik, terutama Microsoft Office (Word + Excel) dan program akuntansi;
  5. Memiliki pengetahuan tentang prosedur persuratan, klasifikasi surat, lembar disposisi, kartu kendali, arsip surat, dan laporan persuratan;
  6. Memiliki keterampilan dalam menerima, mencatat, mengklasifikasikan, mendokumentasikan, menyimpan, menggandakan, menyerahkan, dan melayani peminjaman surat masuk dan surat keluar;
  7. Memiliki sikap profesional, disiplin, jujur, bertanggung jawab, dan rahasia dalam melaksanakan tugas.
  8. Kemampuan komunikasi lisan dan tertulis yang kuat sangat penting. Pengadministrasi persuratan harus bisa berinteraksi dengan baik dengan berbagai pihak dalam organisasi dan menyampaikan pesan dengan jelas.
  9. Dalam menghadapi berbagai tugas dan proyek, pengadministrasi persuratan harus dapat mengelola waktu dengan efisien. Prioritaskan tugas dan tetap teratur untuk menghindari kebingungan.
  10. Kemampuan Penyelesaian Masalah. Terkadang, pengadministrasi persuratan dapat menghadapi masalah dalam pengiriman atau penerimaan surat, kehilangan dokumen, atau masalah lainnya. Kemampuan untuk menemukan solusi cepat dan efektif adalah kualitas berharga.
  11. Integritas dan etika profesional sangat penting. Pengadministrasi persuratan harus menjaga standar tinggi dalam hal kerahasiaan dan kejujuran.

Fakta Menarik tentang Pengadministrasi Persuratan

Fakta Menarik tentang Pengadministrasi Persuratan adalah fakta-fakta yang menunjukkan keunikan, kepentingan, atau kesulitan dari profesi yang berhubungan dengan pengurusan surat di suatu instansi atau organisasi. Berikut adalah beberapa fakta menarik yang saya temukan dari berbagai sumber:
  1. Pengadministrasi Persuratan adalah salah satu profesi di museum yang bertugas untuk mengelola surat masuk dan keluar, baik yang bersifat umum maupun rahasia, yang berkaitan dengan kegiatan museum.
  2. Pengadministrasi Persuratan harus memiliki pengetahuan tentang POS (Pengelolaan Online Surat), yaitu sebuah aplikasi berbasis web yang digunakan untuk mengelola surat masuk dan keluar secara online di lingkungan Kemdikbud.
  3. Pengadministrasi Persuratan harus menguasai pengetahuan tentang klasifikasi surat, yaitu sistem pengelompokan surat berdasarkan jenis dan sifatnya, seperti surat dinas, surat edaran, surat perintah, surat keputusan, surat rahasia, dan lain-lain.
  4. Pengadministrasi Persuratan harus memiliki keterampilan dalam membuat lembar disposisi dan kartu kendali, yaitu alat bantu untuk menindaklanjuti surat masuk dan mengawasi jalannya surat keluar.
  5. Pengadministrasi Persuratan harus memiliki sikap profesional, disiplin, jujur, bertanggung jawab, dan rahasia dalam melaksanakan tugasnya, karena surat yang diterima dan dikirim bisa berisi informasi penting, sensitif, atau rahasia yang berpengaruh terhadap kinerja dan reputasi instansi atau organisasi.

Rahasia Kesuksesan Karier Pengadministrasi Persuratan

Rahasia kesuksesan karier pengadministrasi persuratan adalah tidak ada rahasia. Anda harus memiliki keterampilan, pengetahuan, dan sikap yang sesuai dengan tuntutan pekerjaan tersebut. Berikut adalah beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan kinerja Anda sebagai pengadministrasi persuratan:
  1. Menguasai peraturan dan prosedur yang berkaitan dengan administrasi persuratan dan kearsipan di lembaga atau organisasi Anda. Anda harus mengetahui jenis-jenis surat, fungsi-fungsi surat, syarat-syarat surat dinas yang baik, cara membuat surat, cara menerima dan mendistribusikan surat, cara mengklasifikasikan dan menyimpan surat, cara meminjamkan dan mengembalikan arsip, dan lain-lain.
  2. Meningkatkan kemampuan komunikasi lisan dan tulisan Anda. Anda harus dapat berkomunikasi dengan baik dengan atasan, bawahan, rekan kerja, dan pihak-pihak lain yang terkait dengan persuratan. Anda harus dapat menyampaikan informasi dengan jelas, tepat, dan sopan. Anda juga harus dapat menulis surat dengan bahasa yang baku, efektif, dan efisien.
  3. Meningkatkan kemampuan mengoperasikan komputer dan aplikasi persuratan. Anda harus dapat menggunakan komputer untuk membuat, mengedit, mencetak, mengirim, dan menerima surat secara elektronik. Anda juga harus dapat menggunakan aplikasi persuratan yang sesuai dengan standar lembaga atau organisasi Anda. Aplikasi persuratan dapat membantu Anda dalam melakukan pencatatan, pengelolaan, pencarian, dan pelaporan data persuratan.
  4. Meningkatkan kemampuan berpikir kritis dan analitis Anda. Anda harus dapat menganalisis masalah dan menyelesaikan persoalan yang berkaitan dengan persuratan. Anda harus dapat membedakan surat yang penting dan mendesak dari yang tidak. Anda harus dapat menentukan prioritas dan tindakan yang tepat dalam menangani surat. Anda juga harus dapat mengidentifikasi kelemahan dan kekurangan dalam sistem persuratan dan memberikan saran perbaikan.
  5. Meningkatkan sikap profesionalisme dan integritas Anda. Anda harus bekerja dengan penuh tanggung jawab, disiplin, inisiatif, kreativitas, dan kerjasama. Anda harus menghormati aturan dan etika kerja yang berlaku di lembaga atau organisasi Anda. Anda harus menjaga kerahasiaan dan keamanan surat yang Anda tangani. Anda juga harus bersikap ramah, santun, dan responsif terhadap kebutuhan pelanggan internal maupun eksternal.