Jenis-Jenis sekretaris

UraianTugas.Com - Kedudukan seorang sekretaris dalam perusahaan akan dianggap apabila tanggungjawabnya dapat dijalankan dengan baik. Sekretaris yang handal memegang peranan yang sangat penting dalam perusahaan.

Baca Juga : Tugas-Tugas Sekretaris

Istilah sekretaris berasal dari kata Latin secretum yang berarti rahasia. Dari kata secretum itu terbentuk kata secretarius yang berarti petugas atau karyawan kepercayaan. Sedangkan dari bahasa Inggris disebut secretary yang mempunyai arti sekretaris. Dilihat dari asal kata tersebut maka sekretaris dapat diartikan seseorang yang dipercaya untuk memegang rahasia. Oleh karena itu setiap sekretaris dituntut untuk mampu menyimpan rahasia perusahaannya. Tahukah anda bahwa sekretaris terdiri dari beberpa jenis berikut adalah penjelasannya.

Jenis sekretaris berdasarkan ruang lingkup tanggung jawabnya

1. Sekretaris Organisasi (executive secretary) Adalah seorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau sekretariat dari suatu instansi pemerintah tertentu, dengan fungsi utama yaitu mengoordinasikan seluruh pelayanan administrasi yang menunjang kegiatan operasional perusahaan. Seorang sekretaris organisasi, disamping bekerja atas instruksi, kadang juga bertugas dan mempunyai kedudukan sebagai ‘pemimpin pelaksana’, yang memiliki wewenang untuk ikut membuat keputusan, pengarahan, melakukan koordinasi atas pelayanan administrasi, mengadakan pengawasan, serta melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja. Dengan demikian, sekretaris organisasi harus memahami tujuan organisasi, prinsip – prinsip, dan asas – asas manajemen atau organisasi dengan baik.
2. Sekretaris pribadi (private secretary). Sekretaris pribadi tidak berstatus sebagai manajer, walaupun dia harus menjalankan manajemen terhadap bawahannya. Dia merupakan pembantu pimpinan dengan tugas utama melaksanakan tugas – tugas dari pimpinan yang bersifat pribadi. Sekretaris pribadi dalam pengertian ini bukan pegawai staf dari suatu organisasi atau perusahaan, tetapi diangkat dan digaji oleh perseorangan. Contohnya sekretaris pribadi artis dan sekretaris pribadi presiden.
3. Sekretaris pimpinan. Merupakan seorang pembantu pimpinan tertentu, dengan fungsi utama melaksanakan kegiatan administrasi dan tugas perkantoran untuk kelancaran kegiatan manajerial pimpinan. Sekretaris pimpinan dalam pengertian ini diangkat dan digaji oleh organisasi yang bersangkutan.

Baca Juga : Etika Sekretaris

Jenis sekretaris berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja

1. Sekretaris Junior. Yaitu sekretaris yang baru mulai meniti karier sebagai sekretaris. Biasanya belum berpengalaman kerja sehingga ia masih harus banyak belajar dan memerlukan bimbingan. Kadang kala sekretaris junior juga ditempatkan sebagai asisten pimpinan yang tidak terlalu senior.
2. Sekretaris Senior. Yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik, karena telah berpengalaman kerja. Oleh karena itu, ia diharapkan mampu bekerja mandiri, mampu mengatur pekerjaannya sesuai dengan prosedur. Biasanya sekretaris senior telah memiliki inisiatif dan kreativitas dalam menghadapi masalah atau situasi yang tidak rutin. 

Sebagai sekretaris senior yang telah dianggap memiliki pengalaman dan kemampuan kerja yang lebih baik dari sekretaris junior maka senior harus dapat menangani tugas beserta segala permasalahannya dengan lebih baik. Seorang sekretaris senior sangat diperlukan dalam perusahaan untuk dapat menjaga dan menjamin kebijakan dan perencanaan yang menjadi rahasia perusahaan agar tidak diketahui oleh pihak – pihak yang bukan berwenang. Oleh karena itu, kemampuan dan kepercayaan seorang sekretaris senior sangat memegang peran penting dalam mengatur jalannya pencapaian tujuan atau program kerja perusahaan. Sekretaris senior juga diperlukan untuk dapat memberikan bimbingan bagi sekretaris junior dan pada karyawan lain yang memerlukan bantuan atau bimbingannya.

Baca Juga : Kepribadian Seorang Sekretaris

Jenis sekretaris berdasarkan spesialisasi dalam pekerjaan

1. The Legal Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang hukum) Yaitu sekretaris yang membantu ahli hukum seperti konsultan hukum, pengacara, notaris, dan sebagainya. Ia sendiri bukanlah ahli hukum, tetapi hanya membantu pimpinannya yang ahli hukum dalam melaksanakan tugas kesekretarisannya.
2. The medical secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang medis) Yaitu sekretaris yang membantu seorang dokter atau ahli medis. Sama halnya dengan the legal secretary, ia bukanlah seorang dokter, para medis ataupun ahli medis lainnya, tetapi ia mampu melaksanakan tugas – tugas kesekretarisan untuk membantu ahli medis dalam melaksanakan tugas substantif di bidang medik.
3. The technical secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang bidang teknik tertentu) Yaitu sekretaris yang membantu seorang insinyur dalam bidang teknik tertentu. Pada umumnya sekretaris jenis ini bukanlah seorang insinyur tetapi ia melaksanakan tugas – tugas kesekretarisan untuk membantu pimpinannya dalam melaksanakan tugas substantif di bidang teknik tertentu seperti : arsitek, teknik sipil, dll.
4. The accounting secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang akuntansi) Yaitu sekretaris yang membantu akuntan. Umumnya ia juga bukan seorang akuntan, tetapi ia mampu melaksanakan tugas – tugas kesekretarisan untuk membantu seorang atau beberapa orang akuntan dalam melaksanakan tugas substantif di bidang akuntansi. 

Referensi
Hartiti Hendarto dan Tulus Haryono. (2003). Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: Penerbit PPM