Bagian Front Office Serta Peran dan Fungsinya

Bagian-Bagian Front Office Serta Peran dan Fungsinya. Front Office adalah salah satu departement di sebuah hotel yang berada di begian depan merupakan pintu gerbang dari hotel itu sediri sehingga mudah diketahui dan di hubungi tamu yang secara oprasional berhubengan langsung dengan tamu.

Front Office berperan penting bagi sebuah hotel karena :

1. Merupakan pusat kegiatan hotel.
2. Para tamu mendapatkan pelyanan sebelum tamu tiba, pada saaat tiba di hotel, pada saat tiba di hotel, pada saat berada di hotel dan pada waktu akan meninggalkan hotel.
3. Kira-kira 65% pendapatan hotel didapatkan dari hasil penyewaan kamar.
4. Kesan pertama dan kesan terakhir bagi tamu di tentukan oleh front office.

Peranan Front Office

1. Sebagai sumbu atau poros dari kegiatan hotel.
2. Sebagai jantung dari sebuah hotel.
3. Sebagai ujung tombak.
4. Sebagai barometer.

Fungsi Front Office

1. Menjual kamar

• Menerima pesanan kamar
• Menangani tamu tanpa pemesanan kamar (walk-in)
• Mengerjakan atau memproses pendaftaran tamu.
• Menentukan nomor kamar.

2. Menyiapkan dan memberikan pelayanan informasi hotel

• Informasi yang berhubungan dengan fasilitas hotel (Hotel Operation)
• Informasi tentang kejadian dan tempat-tempat atau objek yang bisa dinikmati oleh tamu di luar hotel.

3. Mengkoordinir pelayanan

• Antar departemen yang berhubungan langsung dengan tamu dengan departemen yang langsung berhubungan dengan tamu.
• Menangani permasalahan tamu dan keluhan (complains)

4.  Mengerjakan laporan tentang status kamar

• Status terjual (o)
• Sedang di kerjakan
• Kamar rusak (ooo)
• Vacant room (v)

5. Menyiapkan pembayaran

• Penyusunan polio dan rekening tamu
• Memasukan tagihan kedalam folio (up dating)
• Mengawasi batas tagihan (credit levels)
• Mengumpulkan transaksi tamu

6. Menangani pembayaran tamu

• Menyiapkan statement
• Menyelesaikan pembayaran

7. Menyusun daftar riwayat kunjuangan tamu

• Melakukan pencatatan data individual untuk kunjungan yang akan datang
• Meyelenggarakan arsip kartu riwayat kunjungan tamu (Guest History Card)

8. Menangani telephone Switch Board, Telex, Fax, Telegram

• Menangani semua pembicaraan telephone
• Menerima dan mengirim telex, fax, dan telegram.

9. Menangani barang-barang bawaan tamu

• Menagani barang-barang tamu pada waktu tiba dan berangkat
• Menangani perpindahan kamar
• Menagani penitipan barang-barang bawaan tamu.

Bagian- Bagian Front Office

1. Front office Manager bertanggung jawab kepada general manager hotel, ia bertanggung jawab atas semua hal yang bersangkutan dengan semua kegiatan operasional dan administrasi kantor depan.
2. Assistan front office manager Bertanggung jawab kepada front office manager bertugas untuk membantu menyelesaikan tugas pimpinan , mewakili manajer apabila berhalangan hadir di suatu rapat , menyiapkan dan memeriksa untuk tamu penting , mengkordinir bawahan dan bekerjasama dengan departemen lain dan menerima complain dari tamu.
3. Telephone operator adalah satu secsioan berada di front officee yang secara umum memiliki tugas menerima telophone ,menyambungkan telephone dan mencatat pesan tamu.
4. Reservasi adalah satu secsion yang berada di front office yang secara umum memiliki tugas untuk memperlancar operasional dan administrasi di bagian pemesanan kamar.
5. Reception Reception adalah secsion yang berada di front office yang bertugas menangani kedatangan tamu (check-in), baik mengani tamu dengan reservasi (reservation guest) maupun tamu tanpa reservasi (walk-in guest) menangani tamu pindah kamar (change room) dan menangani tamu berangkat (check-out).
6. Front office cashiering Front office cashhiering adalah secsion yang berda di front office yang bertugas menangani rekening transaksi pembayaran dari para tamu sebelum mereka meninggalkan hotel (check-out).
7. Uniformend Uniformend service adalah secsion yang berada di front office yang secara umum memiliki tugas menangani barang bawaan tamu baik tamu tiba (check-in) , tamu pindah kamar (room change) sampai tamu berangkat (check-out).
8. Information service Information sevice adalah secsion yang berada di front ofice yang secara umum memiliki tugas untuk memberikan beragam informasi kepada tamu secara tepat dan akurat.

Dikutip Dari https://www.academia.edu/