Persyaratan Sekretaris

Uraiantugas.com - Bidang kesekretarisan merupakan bidang yang oleh sebagian orang masih dianggap sebagai pekerjaan yang sepele, tidak menantang, kurang inovatif, pekerjaannya yang remeh ataupun hanya bidang yang hanya menonjolkan sisi negatif dari seorang wanita, misalnya harus berpakaian seksi.

Namun demikian, seiring dengan kemajuan teknologi dan pengetahuan serta semakin bervariasinya jenis-jenis pekerjaanmaka bidang kesekretarisan menuntut seorang sekretaris yang harus mampu mendukung kegiatan pimpinan perusahaan. Pimpinan perusahaan berperan dalam pengambilan keputusan yang penting untuk mencapai tujuan perusahaan. Untuk mendukung tugas pimpinan tersebut sehingga pengambilan keputusan dapat dilaksanakan dengan cepat dan tepat maka diperlukan seorang sekretaris yang mampu mengikuti gerak irama kerja dari pimpinan. Dapat dibayangkan apa yang terjadi apabila seorang pimpinan meminta seorang sekretaris yang harus mengonsep suatu surat yang ditujukan ke perusahaan lain, tetapi ternyata hasil pekerjaan sekretarisnya tidak sesuai dengan apa yang diharapkan pimpinan sehingga bukannya menjadi staf pendukung pimpinan, tetapi bahkan mengakibatkan pimpinan terhambat dalam pengambilan.

Persyaratan Sekretaris

Syarat seorang sekretaris dapat dikategorikan menjadi dua, yaitu syarat pokok dan syarat pendukung.

1. Syarat pokok (principal requirements)

Syarat pokok berarti seorang sekretaris harus mampu menjalankan tugas utamanya sebagai seorang sekretaris. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang kesekretarisan. Syarat ini sangat penting karena berhubungan dengan resiko pekerjaan seorang sekretaris yang terkait dengan  tercapainya  tugas  dan  tujuan  pimpinan  perusahaan. Ketidakmampuan seorang sekretaris untuk memenuhi syarat pokok ini akan berakibat kegagalan atau tidak tercapainya tugas dan tujuan pimpina perusahaan. Tugas utama seorang sekretaris adalah membantu tercapainya tugas seorang pimpinan perusahaan dalam menjalan tugasnya secara umum dan secara khusus adalah bagaimana pengambilan keputusan yang dibuat oleh seorang pimpinan perusahaan dapat terlaksana dengan baik dan lancar. Oleh karena itu, apabila seorang sekretaris tidak mempunyai persyaratan pokok ini maka segala kegiatan pimpinan perusahaan dalam menjalankan tugasnya akan menjadi terhambat dan dapat berakibat pada kegagalan pimpinan dalam pengambilan keputusan yang berujung pada kegagalan perusahaan dalam mencapai tujuannya.

Persyaratan pokok sekretaris

1. Pengetahuan (knowledge). Seseorang  akan  mampu  menjalankan  tugasnya  di  bidang pekerjaannya apabila mempunyai pengetahuan yang memadai mengenai bidang tersebut. Tidak terkecuali seorang sekretaris, dia harus  mempunyai  pengetahuan  yang  memadai  mengenai kesekretarisan. Segala kegiatan yang berhubungan dengan tugas pimpinan harus diketahui oleh seorang sekretaris dan untuk menjalankannya maka harus didukung oleh pengetahuan yang memadai dari sekretaris. Sebagai contoh, seorang pimpinan membutuhkan dokumen yang dibutuhkan dalam rangka memimpin rapat perusahaan. Untuk mendukung tercapaian tujuan pimpinan tersebut maka seorang sekretaris harus mempunyai pengetahuan yang memadai mengenai bidang kearsipan. Seorang pimpinan akan terhambat dan bahkan gagal dalam menjalan tugasnya apabila seorang sekretaris tidak mampu menemukan dokumen yang diminta oleh pimpinan dikarenakan sekretaris tidak mempunyai pengetahuan yang mendalam mengenai penyimpanan dokumen atau arsip perusahaan.
2. Minat (interest). Seseorang akan lebih cepat memahami suatu permasalahan serta mampu menikmati pekerjaannya, bekerja dengan senang dan tidak terpaksa, apabila orang tersebut mempunyai minat yang tinggi terhadap pekerjaannya. Demikian pula seorang yang berminat bekerja sebagai seorang sekretaris, maka minat tersebut akan berperan besar dalam mendukung pekerjaan kesekretarisannya. Karena dengan mempunyai minat yang tinggi terhadap bidang pekerjaan kesekretarisan maka dia akan selalu berusaha untuk terus belajar mengenai bidang kesekretarisan tersebut. Sebagai contohnya, pekerjaan seorang sekretaris berhubungan dengan perbankan, maka untuk menyesuaikan ilmu perbankan yang selalu berkembang dengan cepat maka agar dia tidak ketinggalan dalam ilmu perbankan tersebut maka dia akan selalu berusaha belajar agar menguasai ilmu perbankan tersebut. 
3. Keterampilan (skill). Keterampilan atau skill berkaitan erat dengan pengetahuan (knowledge). Sebagai contohnya, untuk mengerjakan sesuatu yang berhubungan dengan pengetahuan teknologi informasi maka seorang sekretaris harus mampu menguasai keterampilan penggunaan aplikasi program komputer, misalnya dalam rangka menyampaikan informasi pimpinan kepada para stafnya maka dia harus mampu mengirim surat elektronik tersebut pada waktu singkat yang ditujukan kepada banyak orang secara bersamaan atau sekaligus.

2. Syarat pendukung (additional requirements)

Adapun syarat pendukung yang harus dimiliki seorang sekretaris bukan berarti syarat ini tidak penting, namun syarat pendukung ini sebagai syarat yang mengikuti atau melekat pada syarat yang pokok tadi. Jadi, syarat pendukung tidak terlepas dari syarat pokok, tetapi melengkapi apa yang menjadi syarat pokok tugas seorang sekretaris. Tingkat resiko dalam pekerjaan yang diakibatkan oleh kekurangan yang dimiliki seorang tidak seberat syarat pokoknya sehingga kurang mempengaruhi pencapaian tugas dan tujuan pimpinan perusahaan secara langsung, misalnya menyangkut kedisiplinan kerja, seorang sekretaris terlambat masuk kerja, atau makan siangnya terlalu lama.

Syarat pendukung sekretaris

1. Kepribadian, yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris, seperti penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan baik, pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang teguh rahasia, dan lain-lain.
2. Sifat yang berhubungan dengan pekerjaan kesekretarisan, seperti teliti, rapi, cermat, kreatif, inisiatif, dan dedikasi.
3. Pengetahuan  umum,  seperti  pengetahuan  mengenai  sosial kemasyarakatan, olahraga, kesenian, yang terkait dengan kepentingan atau kesukaan pimpinan. Sebagai contoh, pimpinan mempunyai hobi golf maka seorang sekretaris perlu memahami bidang ini agar sewaktu pimpinan menanyakan, dia mampu menjawab dengan memuaskan.
4. Praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti mengatur waktu, menerima tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan.

Referensi
Ruang Lingkup Tugas Sekretaris oleh Drs. Darmanto, M.Ed.