Pengertian Tata Usaha Serta Perannya

Uraiantugas.com - Pasti kalian sudah pada mengenal istilah ”tata usaha” atau sering disingkat dengan TU. Peranan tata usaha dalam organisasi sangat penting baik tingkat nasional maupun lokal. Tata usaha sangat diperlukan oleh organisasi dalam rangka mencapai tujuan yang ditargetkan organisasi. Pengembangan kemampuan TU perlu ditingkatkan dan disesuaikan dengan perkembangan teknologi informasi. Perkembangan teknologi informasi sangat mendukung para tata usaha dalam melaksanakan tugas ketatausahaan secara tepat, cepat, dan hemat. Terdapat sejumlah teknologi informasi yang dapat diaplikasikan oleh tata usaha dalam mengembangkan tata usaha berbasis teknologi informasi. Tenaga TU disarankan memiliki ketrampilan teknologi informasi.

Apa yang dimaksud dengan tata usaha?

Seperti dikutip dari wikipedia Tata Usaha adalah penyelenggaraan kegiatan administrasi, yakni urusan tulis-menulis (termasuk hal keuangan dan sebagainya) dalam sebuah perusahaan, organisasi, dan juga negara.

Secara Etimologis, Tata Usaha adalah kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi, kearah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi.

Dalam Kamus Bahasa Indonesia dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis(keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha.

Menurut Gie (2010) Tata Usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga dapat digunakan langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan dan dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkannya.

Tatausaha membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan yang tepat karena tatausaha menyediakan keterangan-keterangan bagi tindakan-tindakan kontrol dari pimpinan. Dalam sebuah perusahaan tatausaha tidak langsung mendatangkan laba sebagaimana yang dilakukan oleh pekerjaan operatif seperti pada bidang produksi atau penjualan. Tetapi tata usaha memberikan pelayanan dan bantuan agar satuansatuan operatif itu benar-benar menghasilkan keuntungan atau tujuan badan usaha benar-benar tercapai.

Peranan Tata Usaha

Tata Usaha mempunyai peranan yang sangat penting bagi suatu organisasi. Peranan merupakan perbuatan atau tindakan yang sesuai dengan jabatan atau fungsinya masing-masing. Tata Usaha mempunyai 3 peranan pokok yaitu:

1. Melayani pelaksanan sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan, keterangan-keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik. Oleh sebab itu untuk hal tersebut di perlukan data, informasi surat, formulir, pencatatan, penyimpanan, penghimpunan, pengiriman dan pekerjaan lain, yang kesemuanya itu terangkai pada pekerjaan ketatausahaan.
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. Dalam hal ini dilakukan pengumpulan, penyediaan, penyajian keterangan-keterangan (data dan informasi) bagi pimpinan guna mengambil keputusan. Dan tugas tugas penyediaan data dan informasi tersebut terletak pada ketatausahaan.
3. Melancarkan kehidupan dan perkembangan sesuatu organisasi sebagai suatu keseluruhan kelancaran pelaksanaan suatu organsasi.

Dapat disimpulkan bahwa peranan tata usaha sangat penting bagi suatu organisasi bila keterangan–keterangan yang di perlukan ternyata tidak tersedia karena tidak berfungsinya kegiatan ketatausahaan.tidak semata-mata tergantung pada kemampuan manajemen, tetapi sangat dipengaruhi oleh kegiatan di bidang lain seperti kegiatan ketatausahaan. Karena fungsinya yang sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

Dalam setiap tugas dan pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah maupun instansi swasta haruslah didukung dengan pelayanan administrasi yang baik.