Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

Etika Sekretaris

UraianTugas.Com - Dalam kehidupan sehari-hari, pengertian etika dapat digunakan bermacam-macam. Etika dapat diartikan sebagai seperangkat norma atau nilai yang berupa sikap dan perilaku yang baik dalam pergaulan antar manusia. Terkadang etika diartikan sebagai moral, yaitu untuk membedakan mana yang baik dan buruk, mana yang benar dan salah, atau mana yang boleh dikerjakan, dan mana yang tidak boleh dikerjakan. Etika menyangkut tata krama pergaulan yang menyangkut sopan santun, sikap saling menghormati, berbahasa yang baik sehingga tercipta keselarasan dan keserasian kerja, meningkatkan efisiensi, dan suasana kerja yang menyenangkan.

Menurut Anda, sebetulnya sejarah munculnya etika itu dari mana? Jika dilihat dari literatur yang ada maka sebenarnyas istilah etika berasal dari bahasa Yunani “ethicos” yang berarti norma-norma, aturan-aturan, kaidah-kaidah, serta nilai-nilai bagi tingkah laku manusia yang baik, dapat membedakan mana yang baik dan mana yang buruk. Dalam bahasa Indonesia, etika atau etik (ethics) disebut kesusilaan yang mengandung arti:

  1. Norma (kaidah), peraturan hidup, perintah;
  2. Menyatakan keadaan batin terhadap peraturan hidup, maksudnya adalah sikap keadaban, sikap batin, perilaku, sopan santun.

Dengan demikian maka sebenarnya etika mempersoalkan bagaimana manusia harus bertindak. Bagaiamana Anda mengaitkannya dengan sekretaris? Seorang sekretaris perlu memahami etika, agar sekretaris mengetahui dan berperilaku yang baik sebab perilaku yang baik tidak hanya penting bagi sekretaris saja, tetapi juga penting bagi orang lain dan masyarakat luas. Dengan demikian, etika disebut juga tata sopan santun. Etika sekretaris dalam kontak kedinasan hendaknya mempunyai prinsip loyalitas yang tinggi, yang berarti termasuk juga rasa tanggung jawab yang besar. Oleh karena itu, nilai loyalitas dan tanggung jawab besar manfaatnya demi terselesaikannya tugas yang dihadapi seorang sekretaris. Budi bahasa yang baik, saling menghormati, akan menjamin keselarasan kerja sama, meningkatkan efisiensi dan suasana yang menyenangkan di tempat kerja.

Bagaimana penerapan etika dalam lingkungan kerja perkantoran? Apakah etika di keluarga, misalnya sama dengan etika yang harus diterapkan dalam perusahaan, terutama etika yang harus diterapkan seorang sekretaris.

Menurut pendapat Sedarmayanti (1997) yang mengartikan etika sekretaris sebagai norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah, ukuran-ukuran yang diterima, dan ditaati oleh sekretaris, yang berupa peraturan-peraturan atau hal-hal yang sudah merupakan kebiasaan (yang baik) dan dianggap sudah diketahui dan perlu atau harus dilaksanakan. Dengan demikian, etika sekretaris juga dapat dikatakan sebagai kebiasaan yang baik atau peraturan-peraturan yang diterima dan ditaati oleh sekretaris, yang kemudian mengendap menjadi nilai-nilai normatif.

Saya yakin Anda sudah lebih memahami mengenai etika sekretaris. Untuk lebih memahami maka simak uraian berikut.

Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh seorang sekretaris dalam kaitannya dengan etika kerja, antara lain

  1. Jika tidak hadir harus memberitahu dengan alasan yang tepat;
  2. Tidak boleh terlalu sering menerima tamu pribadi;
  3. Tidak mengulur-ulur waktu jam makan yang telah ditentukan;
  4. Berusaha menyelami perasaan orang lain dan tidak egois;
  5. Memberitahukan rahasia perusahaan kepada orang yang tidak berhak;
  6. Tidak sering menggunakan fasilitas perusahaan untuk keperluan pribadi tanpa izin pimpinan, misalnya sering menggunakan telepon perusahaan;
  7. Tidak pulang sebelum waktunya, sedangkan kalau datang selalu terlambat;
  8. Menerima hadiah dari orang lain yang oleh pimpinan dianggap kurang pada tempatnya;
  9. Menghindarkan diri dari perbuatan yang kurang pada tempatnya, misalnya senang ngobrol, ramah yang dibuat-buat, mengritik dengan keras, atau selalu berkeluh kesah;
  10. Selalu menunda pekerjaan yang seharusnya dapat diselesaikan lebih awal;
  11. Tidak hemat dalam menggunakan peralatan dan perlengkapan kantor;
  12. Bersikap tidak peduli, acuh tak acuh terhadap publik yang seharusnya dilayani dengan baik.

Anda barangkali pernah juga mendengar penggunaan kata “etiket”. Apakah ada perbedaan di antaranya keduanya, etika dan etiket? Istilah yang hampir sama dengan etika dan juga diterapkan di bidang kesekretarisan adalah etiket. Etiket berasal dari kata Prancis, etiquette, yang memiliki arti tata krama, sopan santun. Jadi, bila etika membahas apa yang benar dan yang salah maka etiket membahas apa yang pantas, sopan, dan santun. Etiket dapat pula diartikan sebagai peraturan atau ketentuan yang menetapkan tingkah laku yang baik dalam bergaul atau berhubungan dengan orang lain.

Etika dan etiket dapat diterapkan dalam berbagai bidang kehidupan, misalnya etiket bertelepon, ketika kita tidak saja hanya harus melakukan komunikasi dengan menggunakan telepon secara baik dan benar, tetapi juga sesuai dengan tata krama dan sopan santun. Tujuan seseorang menguasai pengetahuan etiket adalah untuk menghargai dan membuat senang lawan bicara. Etiket akan membuat pelakunya tampak simpatik, menarik, dan menyenangkan.

Pendapat mengenai etiket berikut yang disampaikan oleh Hendarto dan Tulusharyono(2004). Menurut mereka, etiket yang perlu diperhatikan oleh seorang sekretaris antara lain:

  1. Mengucapkan selamat pagi/siang/sore. Usahakan mengucapkan salam dengan mengatakan selamat pagi/siang atau sore apabila baru bertemu dengan pegawai atau tamu lain. Ucapan salam ini menandakan seseorang mempunyai sifat positif dan optimis dalam bekerja.
  2. Memanggil rekan kantor. Jangan menyebut langsung nama seseorang apabila belum kenal betul. Panggilan dengan kata Bapak/Ibu akan lebih formal dan bersifat menghargai kepada orang lain. Seorang sekretaris yang menerima seorang tamu yang akan bertemu dengan pimpinan kantor, akan sangat baik jika memanggil tamu tersebut dengan sebutan Bapak atau Ibu.
  3. Menolong karyawan baru. Adalah sudah menjadi kelaziman jika seorang sekretaris akan menegur karyawan baru yang ada di lingkungan kerjanya dan diusahakan membantu seperlunya. Jika memungkinkan, dapat mengenalkan kepada karyawan-karyawan yang lain.
  4. Mengobrol di kantor. Hindari mengobrol pada jam kerja apalagi pada saat pimpinan ada di ruangan kantor. Jangan juga terlalu lama meninggalkan meja kantor karena mengobrol dengan teman di ruang lain. Hal tersebut untuk menjaga sewaktu-waktu pimpinan memanggil atau ada dering telepon yang harus segera di jawab. Jangan sampai pimpinan sendiri yang menerima telepon.
  5. Makan siang di kantor. Beberapa kantor menyediakan katering bagi karyawannya. Sempatkan untuk makan siang karena penting untuk menjaga kesehatan dan kebugaran fisik dalam bekerja sampai sore atau malam hari. Terkadang makan tidak di tempat ruang makan karena memang tidak ada ruang khusus untuk makan. Dalam hal ini, mungkin akan terpaksa menggunakan meja kerja untuk makan. Jangan makan siang sambil bekerja supaya kertas-kertas kerja tidak terkena noda makanan. Bila pekerjaan menumpuk, makanlah agak cepat, dan segera kembali bekerja. Selesai makan, jangan lupa berdandan lagi terutama rias wajah karena seorang sekretaris tugasnya sering berhubungan dengan orang lain.
  6. Merokok di kantor. Bila menjadi seorang perokok, jangan pernah melakukan kegiatan merokok di ruang kerja atau di meja kerja. Selain tidak nyaman dilihat, selalu saja ada risiko dengan kertas-kertas kerja, dan biasanya juga akan mengotori ruangan serta menimbulkan bau rokok di ruangan, manakala ruang kantor tersebut mungkin ber AC.
  7. Di dalam lift. Dalam menggunakan lift/elevator, biasanya wanita dipersilakan terlebih dahulu. Oleh karena itu, sangat baik apabila seorang sekretaris yang perempuan, mengucapkan terima kasih apabila ada orang lain yang menyilakan untuk menggunakan lift terlebih dahulu karena mereka menghormatinya.
  8. Bergaul dengan pimpinan. Sekretaris diharapkan menjaga hubungan dengan pimpinan atau menghormati kedudukan pimpinan. Selain itu, seorang sekretaris juga tidak boleh berbuat sesuatu di luar wewenang sekretaris itu sendiri.
  9. Bergaul dengan pegawai rendahan. Sekretaris mempunyai status tertentu karena menjadi asisten atau pembantu dekat dari seorang pimpinan kantor. Sebaiknya, bersikap rendah hati dan tidak sewenang-wenang terhadap pegawai perusahaan yang berstatus rendah. Pegawai rendahan tersebut juga menjalankan pekerjaannya untuk membantu mencapai tujuan organisasi. Jika meminta bantuan kepada mereka, usahakanlah dengan cara yang baik, dan sopan agar mereka mau membantu Anda dengan senang hati.
  10. Bergaul dengan rekan kerja. Bergaul dengan rekan kerja secara proporsional, dan jika Anda seorang wanita, tentu sebaiknya menjaga hubungan yang baik, dan tetap terjaga dengan rekan kerja pria.
  11. Melakukan janji. Sebelum membuat janji, yakinkan Anda dapat memenuhinya. Sesungguhnya janji menyangkut kepercayaan dan harga diri. Jika sering melanggar janji yang Anda buat maka kepercayaan orang lain akan berkurang dan Anda akan kurang dihargai. Segera menghubungi orang kepada siapa Anda membuat janji, bila ada sesuatu hal yang menyebabkan Anda terlambat atau tidak dapat memenuhi janji dengan mereka.
  12. Menerima tamu pribadi. Ruang kerja Anda mungkin terbatas sehingga bila ada tamu pribadi, sebaiknya diminta menunggu di ruang tamu. Jika tamu tersebut bicara kepada Anda sambil melihat-lihat meja Anda, tentu secara etika tidak pantas, mengingat meja kerja Anda mungkin terpenuhi dengan dokumen atau informasi perusahaan.
  13. Jangan berbisnis di kantor. Banyak perusahaan melarang keras karyawannya melakukan transaksi dagang di kantor. Suasana kerja menjadi tidak nyaman apabila setiap orang membawa dagangan ke kantor. Bila perusahaan Anda masih mengizinkan, maka sebaiknya dilakukan pada waktu istirahat, di ruang yang tersendiri, jangan di ruang kerja Anda. Anda juga dilarang melakukan bisnis yang sama atau sejenis dengan bisnis yang dilakukan perusahaan di mana Anda bekerja, misalnya perusahaan Anda berbisnis sabun wangi merek „A‟ maka dagangan Anda jangan berbentuk sabun wangi.

Referensi
Ruang Lingkup Tugas Sekretaris oleh Drs. Darmanto, M.Ed.