Tugas-Tugas Sekretaris

Diposkan Oleh Nur Fatin

Uraiantugas.com - Sekretaris adalah merupakan orang yang dipercaya oleh pimpinan dalam membantu memperlancar pekerjaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang menunjang kegiatan manajerial pimpinan dan kegiatan operasional perusahaan, serta membantu pimpinan dalam membina tata hubungan (komunikasi) dengan bawahan maupun pihak lain yang berkepentingan dengan perusahaan. Dalam melakukan tugasnya membantu pimpinan, sekretaris tergantung pada wewenang yang diberikan oleh pimpinannya. Dalam pelaksanaan sehari – hari pekerjaan tersebut akan berkembang dan banyak hal – hal yang saling terkait. Sekretaris harus bisa menjalankannya dengan berbagai ketrampilan baik teknis maupun non teknis.

Baca Juga : Pengertian Sekretaris

Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris tersebut. Jika sekretaris tersebut masih junior maka tugas yang diterimanya adalah tugas – tugas yang bisa dikatakan ringan, namun apabila telah menjadi sekretaris senior tentu tugas yang diterimapun kebih banyak dan membutuhkan tanggung jawab yang lebih besar. Meskipun demikian, baik sekretaris junior maupun senior harus mengerjakan setiap tugas yang diterimanya entah ringan atau berat dengan tanggung jawab penuh dan harus memberikan hasil yang terbaik sehingga dapat berguna bagi kemajuan perusahaan.

Baca Juga : Jenis-Jenis sekretaris

Tugas Rutin Sekretaris

Tugas rutin. Yaitu tugas yang setiap hari dihadapi dan dilaksankan oleh sekretaris tanpa harus menunggu perintah dari pimpinan. Sekretaris sudah terbiasa dengan tugas rutin ini, sehingga tidak membutuhkan arahan lagi dari pimpinan dan semakin hari dapat melaksanakan dengan lebih baik lagi. Yang antara lain adalah :

Pengurusan surat. Surat merupakan arsip yang paling banyak dikelola dalam sebuah organisasi atau perusahaan, karena keberadaannya tidak dapat lepas dari hubungan dengan orang lain atau perusahaan lain. Hubungan tersebut sering diwujudkan dalam bentuk surat. Dalam penulisan surat, bahasa dan isi harus jelas dan dapatdimengerti. Saat sekretaris menerima surat, teliti terlebih dahulu. Apakah alamat yang dituju benar untuk perusahaan tersebut atau untuk perusahaan lain. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi kesalahan. Setelah itu, baca maksud dan tujuan surat tersebut kemudian dengan segera mendisposisikan surat tersebut lalu menyerahkan pada pimpinan. Pimpinan memberikan instruksi kepada sekretaris untuk membuat surat balasan, kemudian sekretaris menyusun konsep surat. Dalam menyusun konsep surat, sekretaris dituntut kreatif menuangkan gagasannya dalam surat. Setelah konsep surat tersebut disetujui, sekretaris mengirimkan surat tersebut pada alamat yang dituju. Dan surat yang telah dikirim harus disimpan arsipnya agar sewaktu – waktu dibutuhkan dapat dibaca kembali.
Mengetik merupakan salah satu tugas rutin yang sering dilakukan sekretaris. Dan seorang sekretaris harus bisa mengetik baik menggunakan komputer maupun mesin ketik manual. Dalam mengetik sekretaris harus dapat melakukannya dengan cepat, tepat, dan teliti. Karena itu sekretaris harus mengerti dan menguasai setiap fasilitas yang disediakan kantor terutama komputer. Komputer menyediakan sarana bagi sekretaris untuk memberikan hasil kerja yang lebih baik. Apabila sekretaris dapat mengerti cara penggunaan mesin – mesin tersebut terutama komputer, maka pekerjaan menjadi lebih mudah, cepat, dan tepat penyelesaiannya. Selain itu juga dapat lebih menghemat penggunaan waktu sehingga dapat segera menyelesaikan tugas – tugas yang lain.
Membuat Laporan. sangat penting bagi seorang sekretaris untuk mengetahui dan memahami hal – hal yang berhubungan dengan penyusunan laporan. Laporan memberikan gambaran apa (what), dimana (where), kapan (when), mengapa (why),dan siapa (who). Membuat laporan merupakan tugas rutin yang harus dilakukan sekretaris guna membantu meringankan beban pimpinan. Dari laporan dapat diketahui perkembangan organisasinya, untuk itu rekayasa terhadap fakta yang ada justru tidak baik untuk perkembangan organisasi selanjutnya.
Tugas resepsionis merupakan tugas yang sudah menjaditanggung jawab sekretaris. Tugas yang berkaitan dengan resepsionis yaitu menerima telepon masuk. Dalam menerima telepon, sekretaris harus lebih terampil, cekatan, saksama, dan cermat. Pada saat menerima telepon, pesan melalui telepon harus dapat diserap dan disalurkan kepada yang berhak, khususnya kepada pimpinan dengan tepat, cepat, dan jelas atau pada saat penanganan telepon keluar, sekretaris harus melakukannya secara efisien dan efektif. Selain menerima dan menelpon, sekretaris menjalankan tugas resepsionis pada saat menerima tamu yang ingin bertemu dengan pimpinan.
Menyiapkan rapat pimpinan. Rapat memerlukan sekretaris yang terampil, yang merekamsegala pembicaraan didalamnya. Dalam menyiapkan rapat, sekretaris harus menyiapkan semua keperluan yang diperlukan untuk rapat. Sekretaris yang bertanggungjawab dan efisien dalam bekerja akan mampu mempersiapkan rapat dengan baik. Yang harus dipersiapkan oleh seorang sekretaris yaitu membuat undangan rapat, menyediakan tempat rapat, membuat agenda rapat, menyediakan peralatan yang diperlukan, dan menyediakan konsumsi.
Mengelola Arsip. Mengingat pentingnya tugas pengarsipan dalam suatu organisasi, seorang sekretaris yang sebagian tugasnya adalah mengelola warkat, harus memiliki sifat ketelitian, kerapian, dan pengetahuan dalam sistem penataan arsip agar dapat memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip, mampu menyediakan informasi secara baik kepada yang mebutuhkan informasi dan melaksanakan tugas filling dengan efisien dan efektif.

Tugas Khusus Sekretaris

Tugas khusus adalah tugas yang tidak setiap hari dikerjakan tetapi tugas yang telah diinstruksikan oleh pimpinan. Sekretaris tidak boleh menolak dan harus bertanggung jawab pada setiap tugas yang diberikan.

Baca Juga : Peranan Penting Sekretaris

Misalnya yaitu menyiapkan perjalanan dinas pimpinan. Pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas tidak perlu mempersiapkan sendiri segala sesuatunya karena sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan memiliki tugas untuk mengurus kepergian pimpinan mulai dari keberangkatan sampai kepulangannya. Ini bukanlah tugas yang ringan karena membutuhkan tanggung jawab yang besar.

Sekretaris harus mengatur tujuan, tanggal keberangkatan, transportasi yang digunakan, mengurus akomodasi, menyiapkan semua surat maupun dokumen – dokumen yang mendukung pertemuan dan mempersiapkan jadwal pertemuan yang akan diadakan pimpinan dalam perjalanan tersebut. Setelah sekretaris diberitahu mengenai perjalanan yang akan diadakan oleh pimpinan, sekretaris harus mempunyai gambaran tentang semua hal yang berkenaan dengan perjalanan yang direncanakan dan segera melaksanakan apa yang telah ditugaskan dengan baik agar pimpinan tidak menemui kesulitan – kesulitan yang berarti dalam perjalanannya.

Tugas Kreatif Sekretaris

Tugas Kreatif. Merupakan tugas yang dilaksanakan atas inisiatif sekretaris sendiri. Meskipun tugas ini berdasarkan inisiatif sendiri namun tetap mebutuhkan tanggung jawab yang besar agar hasilnya dapat memusakan pimpinan. Karena pada dasarnya setiap tugas yang dilakukan sekretaris harus penuh tanggungjawab dan harus memberikan keuntungan bagi perusahaan serta memberikan nilai positif perusahaan di mata perusahaan lain. Untuk menjalankan tugas yang membutuhkan kreatifitas ini sekretaris harus banyak belajar dan menciptakan sesuatu yang baru. Tugas kreatif ini membantu pimpinan dalam mengembangkan perusahaan dan meningkatkan kerjasama perusahaan. Sekretaris harus memiliki inisiatif dalam mengirimkan ucapan atau bunga untuk relasi.

Referensi
Agus M.Hardjana.(1998). Sekretaris Kedudukan, Tata Kerja, dan Kepribadiannya. Yogyakarta: Penerbit Kanisius.
Durotul Yatimah. (2009). Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran. Bandung: Pustaka Setia.
Hartiti Hendarto dan Tulus Haryono. (2003).Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: Penerbit PPM.