Kepribadian Seorang Sekretaris

UraianTugas.com - Apakah Anda setuju dengan pernyataan“ tidak perlu cantik-cantik, yang penting kepribadiannya baik“. Bagaimana pandangan Anda mengenai kepribadian sekretaris?

Seorang sekretaris dituntut untuk memiliki kepribadian yang menarik sehingga dapat memperlancar tugas pimpinan dan tidak merugikan tamu atau orang lain.

Baca Juga : Pengertian Sekretaris

Kepribadian seorang sekretaris yang menarik adalah sangat menentukan. Oleh karena itu, dalam merekrut seorang sekretaris, tidak cukup hanya mensyaratkan kecakapan serta pengetahuan mengenai perkantoran saja, tetapi kepribadian seorang sekretaris juga sangat diperlukan. Seorang pimpinan akan mencari sekretaris yang dapat dipercaya, teliti, dan penuh pertimbangan.

Kepribadian menunjukkan sifat atau karakter seseorang yang tercermin dalam perbuatan sehingga orang dapat dikatakan bersifat baik atau buruk. Orang yang sering membantu orang lain maka dapat dianggap berkepribadian baik. Sebaliknya, orang yang sering membicarakan perilaku orang dan selalu memandang rendah orang lain maka dia berkepribadian tidak baik. Karena itu, semua orang memiliki kepribadian, baik atau buruk.

Kepribadian merupakan pola menyeluruh yang menyangkut semua kemampuan, perbuatan serta kebiasaan seseorang baik dari segi jasmani, rohani, emosi serta mental yang ditata dalam suatu cara yang khas serta mendapat pengaruh dari luar. Pola tersebut terbentuk dalam perilaku sebagai usaha untuk menjadi manusia yang sesuai dengan apa yang diingininya.

Baca Juga : Jenis-Jenis sekretaris

Oleh karena itu, seorang sekretaris tidak semata-mata dituntut mampu dalam melaksanakan tugasnya, seperti menjawab telepon, membuat surat, menyimpan arsip, dan dokumen atau mengikuti rapat pimpinan, namun kepribadian memegang peranan sangat penting yang terkadang prasyarat tersebut dalam kegiatan sehari-hari melebihi prasyarat kemampuan keterampilan yang dimiliki seorang sekretaris.

Kepribadian yang perlu dimiliki oleh seorang sekretaris

1. Penampilan

Penampilan pribadi yang perlu ditunjukkan oleh seorang sekretaris meliputi:

• Berpakaian yang serasi. Cara berpakaian yang serasi selain menunjukkan kepribadian juga menunjukkan kewibawaan seorang sekretaris. Pakaian yang serasi dengan perilaku yang sopan dan menyenangkan, akan menunjukkan kewibawaan seorang sekretaris.
• Kesehatan dan kebersihan diri. Seorang sekretaris harus dapat menjaga kesehatannya dengan baik karena dia dituntut untuk dapat melayani kepentingan pimpinannya serta harus selalu siap menjalani perintahnya.

Baca Juga : Ruang Lingkup Tugas Sekretaris

2. Kemampuan berbicara

Kemampuan berbicara merupakan salah satu aspek penting dalam komunikasi. Dalam pengertian umum, komunikasi adalah penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi yang baik harus mempunyai makna sehingga bila hal tersebut diabaikan maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Jika seorang sekretaris menyampaikan pesan, perasaan ataupun pemikiran kepada orang lain dan orang yang dituju tersebut mengerti apa yang diinginkan olehnya maka komunikasi dianggap telah dapat berlangsung. Namun, jika dia ingin menyampaikan pesan dengan segala cara, menggunakan metode yang mutakhir, tetapi ternyata penerima pesan tidak memahaminya maka komunikasi tersebut dianggap gagal.

Pada dasarnya, komunikasi dapat dibagi menjadi dua, yaitu komunikasi lisan dan nonlisan (tertulis, isyarat, gambar, warna). Di dalam berkomunikasi lisan maka seorang sekretaris perlu meningkatkan kemampuan berbicara, membiasakan, dan melatih diri secara terus-menerus agar komunikasi dengan orang lain dapat berlangsung baik. Aspek-aspek yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam berbicara yang baik dengan orang lain adalah :

• Suara. Suara sedapat mungkin enak didengar oleh orang lain, jelas dan tidak monoton. Suara yang diatur oleh sekretaris dalam berbicara membuat orang lain tidak bosan mendengarnya, dan jika pembicaraan tersebut normal dan cukup penting, dapat menghidupkan suasana pembicaraan serta menimbulkan suatu diskusi yang menarik. Hindari suara yang terlalu keras ataupun terlalu lunak karena akan menyebabkan pembicaraan kurang menarik.
• Ucapan yang jelas dan sistematis. Sewaktu menyampaikan pesan, sekretaris juga harus menyampaikannya secara jelas dan sistematis sehingga apa yang disampaikan dapat dengan mudah ditangkap arahnya oleh penerima pesan. Penyampaian pesan yang kurang jelas dan tidak sistematis dapat berakibat lawan bicaranya akan selalu bertanya terus karena tidak dapat menangkap maksud yang disampaikan.
• Ekspresi wajah dan gaya bicara. Komunikasi yang baik adalah tercapainya maksud yang diberikan oleh pemberi pesan kepada penerima pesan. Seorang sekretaris yang ingin menyampaikan pesan kepada orang lain sebaiknya dilakukan dengan menggunakan gaya bicara yang menarik serta menggunakan ekspresi wajah sehingga akan menarik, dan lebih meyakinkan serta mempermudah penyampaian pesan.
• Perbendaharaan kata. Perbendaharaan kata yang dimiliki sekretaris sangat penting karena menunjukkan wawasan pengetahuan yang dimiliki, tidak ketinggalan zaman dan akan dapat menyesuaikan dengan segala lapisan masyarakat yang dijumpainya. Dengan perbendaharaan kata yang cukup, seorang sekretaris akan dapat berbicara secara lancar dan mampu melayani pembicaraan dari lawan bicaranya. Jika perbendaharaan kata seorang sekretaris sedikit maka hal tersebut dapat memalukan pimpinan karena sekretarisnya dianggap tidak profesional.

3. Sikap

Sikap atau perilaku yang ditunjukkan oleh sekretaris pada umumnya dapat dibagi menjadi dua, yaitu sikap yang ditujukan untuk pekerjaan itu sendiri serta sikap dalam berhubungan dengan orang lain.

Baca Juga : Etika Sekretaris

a. Sikap dalam bekerja

Sikap atau perilaku seseorang tidak muncul begitu saja tapi didasarkan atas pengetahuan dan pengalaman yang dimilikinya. Dengan demikian, sikap yang baik dapat dipelajari oleh seorang sekretaris dalam mendukung pekerjaannya dalam membantu tugas pimpinan.

Sikap positif seorang sekretaris yang harus ditunjukkan dalam kerja, yaitu:

• Teliti. Seorang sekretaris dituntut untuk bekerja secara teliti dan rapi sehingga apabila suatu saat pimpinan membutuhkan dokumen, misalnya maka akan dengan mudah dicari dan ditemukan. Ketelitian merupakan suatu sikap cermat, serius, dan berhati-hati dalam melakukan tindakan.
• Bertanggung jawab. Tidak ada tugas yang tidak memerlukan suatu tanggung jawab. Hanya masalahnya adalah seberapa besar tanggung jawab seseorang dalam melaksanakan tugasnya. Seorang sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaan yang harus dilaksanakan, baik pekerjaan rutin maupun bukan rutin. Jika pimpinan menghendaki konsep suatu surat harus sudah selesai dalam waktu satu hari maka sekretaris harus mampu menyelesaikannya sesuai jadwal.
• Bekerja terencana dan teratur. Dalam melaksanakan pekerjaan, seorang sekretaris perlu merencanakan pekerjaannya dengan baik, jika perlu membuat catatan-catatan kecil, menentukan pekerjaan mana yang harus segera diselesaikan dan mana yang dapat ditunda, atau membuat rencana kerja harian.
• Berinisiatif. Inisiatif sangat diperlukan dalam bekerja. Orang yang tidak punya inisiatif sama saja dengan robot. Seorang sekretaris dituntut untuk memiliki inisiatif kerja karena kegiatan pimpinan terkadang tidak dapat ditentukan terlebih dahulu, atau seorang sekretaris harus mampu mengambil keputusan sewaktu pimpinannya tidak ada.

b. Sikap dalam berhubungan dengan orang lain

Selain sikap terhadap pekerjaan, seorang sekretaris juga harus mampu bersikap yang baik dan patut dalam hubungannya dengan orang lain karena secara tidak langsung seorang sekretaris merupakan wakil dari seorang pimpinan.

Sikap yang perlu ditunjukkan sekretaris dalam berhubungan dengan orang lain, yaitu:

• Jujur serta dipercaya. Kejujuran sangat penting bagi seorang sekretaris karena tanpa kejujuran, pimpinan tidak akan dapat memberikan tugas dengan sepenuh hati. Karena sekretaris juga sering berhubungan dengan orang lain termasuk mitra kerja pimpinan maka kejujuran sekretaris serta kepercayaan yang diberikan pimpinan dalam menjaga kerahasiaan perusahaan harus dapat dijaga. Sekali seorang sekretaris diketahui melakukan pembocoran rahasia perusahaan maka risikonya adalah dikeluarkan dari perusahaan.
• Ramah-tamah. Seorang sekretaris merupakan penjaga pintu pekerjaan pimpinan, dimana pada umumnya sekretaris sering melakukan komunikasi dengan orang lain. Sikap ramah dan penuh perhatian harus selalu ditunjukkan sekretaris manakala sedang berbicara tatap muka ataupun melalui telepon. Apa yang dibicarakan oleh orang lain, apalagi berhubungan dengan pekerjaan pimpinan, harus dapat diserap dan dimengerti karena informasi tersebut yang akan disampaikan kepada pimpinannya. Sikap yang tidak ramah dari seorang sekretaris akan dapat menghambat tugas pimpinan dan akan merugikan perusahaan.
• Rasional. Sikap rasional seorang sekretaris berarti bahwa dalam bertindak tidak dilakukan menurut kepentingan pribadinya, menggunakan emosi atau berlaku subjektif, tetapi menggunakan rasio dan bertindak objektif. Jika pekerjaan yang dilakukannya ternyata menurut pimpinan tidak sesuai atau harus diperbaiki lagi, dia tidak boleh ngotot atau tetap mempertahankan kebenarannya. Ketika berbicara dengan orang lain, misalnya melalui telepon, padahal lawan bicaranya menggunakan kata-kata yang kurang sopan, seorang sekretaris tidak boleh terpancing emosinya, tetapi bahkan berusaha agar pembicaraan tersebut menjadi positif.
• Siap menolong orang lain. Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan maka segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan pimpinan harus dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Pimpinan sering berkomunikasi dan berhubungan dengan mitra kerjanya sehingga seorang sekretaris harus sepenuhnya membantu kelancaran komunikasi tersebut dengan tidak melakukan tindakan yang menghambat lancarnya hubungan dan kerja sama tersebut. Misalnya, seorang mitra kerja perusahaan ingin bertemu dengan pimpinannya, namun ternyata pimpinan sedang dalam keadaan sibuk maka tugas sekretaris adalah membantu mencarikan jalan keluar bagaimana mitra kerja tersebut dapat bertemu atau berbicara dengan pimpinannya.
• Kemampuan khusus. Untuk mengantisipasi perubahan lingkungan baik di dalam perusahaan itu sendiri maupun di luar perusahaan maka seorang sekretaris dituntut untuk meningkatkan wawasan pengetahuan yang menyangkut organisasi maupun seluruh kegiatan perusahaan. Agar seorang sekretaris dapat mengikuti pola kerja serta mampu melayani kepentingan dinas pimpinan maka dia harus selalu menambah pengetahuan dan meningkatkan keterampilannya, misalnya kemampuan dalam membuat konsep surat, atau menggunakan media komunikasi.

Referensi
Ruang Lingkup Tugas Sekretaris oleh Drs. Darmanto, M.Ed.