Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

Peranan Penting Sekretaris

UraianTugas.Com - Hampir dipastikan seorang manajer tidak mungkin mengerjakan semua pekerjaannya sampai hal yang sekecil-kecilnya. Sekretaris dibutuhkan oleh setiap organisasi untuk membantu dalam bidang keorganisasian (supporting staff) serta melaksanakan fungsi perkantoran sehingga manajer dapat melaksanakan tugasnya secara lebih terfokus pada peran manajerial.

Menurut Stroman, Wilson, dan Wauson (2008): “Every business person dreams of having the perfect administrative assistant, and every administrative assistant dreams of having the perfect boss”. Dari beberapa atau banyak bawahan yang bekerja di suatu perusahaan, sekretaris merupakan posisi yang paling penting dan dekat dengan kegiatan manajer sehingga sering kali menjadi tangan kanan serta kepercayaan dari manajer. Sekretaris juga menjadi orang yang pada umumnya mengetahui seluruh rencana kebijakan yang dibuat manajer.

Mungkin Anda tidak dapat membayangkan seandainya seorang manajer harus mengonsep dan mengetik seluruh kegiatannya (misalnya mengetik undangan rapat), menerima telepon atau berusaha menelepon seseorang, kemudian ternyata orang yang dituju tidak ada, menyapa seluruh tamu yang datang dan ingin bertemu, atau mengumpulkan serta menyimpan seluruh dokumen kantor yang mungkin dalam keadaan acak-acakan. Jika manajer mengerjakan seluruh hal tersebut maka dipastikan dia tidak akan memiliki waktu untuk memimpin perusahaannya, sebab pikiran dan tenaganya tercurah hanya untuk mengerjakan hal-hal yang remeh tersebut. Pada masa lalu, seorang sekretaris mungkin direkrut karena kondisi saat itu memang memungkinkan dan menuntut seorang manajer agar mempunyai sekretaris yang cantik dan seksi, walaupun kepintaran dan keterampilan di bidang kesekretarisan pas-pasan. Namun, saat ini kondisi seperti itu sudah berubah. Mungkin memang akan lebih meyakinkan organisasi maupun manajer itu sendiri apabila mempunyai sekretaris yang cantik, tapi yang lebih penting dari itu semua adalah saat ini manajer lebih mempertimbangkan aspek efisiensi, efektivitas, dan produktivitas manajer, dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Menurut Hendarto dan Tulusharyono (2004) yang menjelaskan bahwa kalau zaman dahulu seorang sekretaris direkrut hanya karena masalah gengsi semata, sekarang ini lebih pada pertimbangan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas pimpinan. Bayangkan apa yang akan terjadi seandainya seorang pimpinan harus melakukan semuanya seorang diri seperti mengangkat telepon, mengetik semua surat- surat, serta menyimpan semua dokumen perusahaan. Dipastikan bahwa apabila seorang pemimpin perusahaan melaksanakan semua kegiatan yang berhubungan dengan administrasi tersebut maka dia tidak akan mungkin mampu menjalankan tugasnya sebagai seorang pemimpin.

Menurut Pendapat dari Susanto (dalam Sukoco, 2007) yang mengatakan bahwa seorang sekretaris mempunyai 3 peran yang penting.

  1. Pertama, peran strategis, sebagai pusat informasi maka seorang sekretaris menjalankan perannya di dalam organisasi dengan memberikan pengaruh positif pada status dan performasi perusahaan melalui kelancaran arus informasi internal maupun eksternal.
  2. Kedua, peran teknis, manakala seorang sekretaris mempunyai kemampuan menunjang kinerja pimpinan dengan menyalurkan informasi yang jelas dan akurat sebagai bahan pengambilan keputusan,
  3. Ketiga, yaitu peran pendukung maka seorang sekretaris memberikan pengaruh positif bagi anggota organisasi lainnya dengan mendistribusikan informasi secara cepat dan tepat sasaran.

Mungkin apa yang dilakukan oleh seorang sekretaris dianggap merupakan pekerjaan yang tidak penting atau tidak ada kontribusinya secara langsung dengan tujuan organisasi. Akan tetapi, jika ditilik lebih jauh maka keberhasilan manajer dalam mengerjakan pekerjaannya akan sangat tergantung kepada apa yang dilakukan oleh sekretaris. Pekerjaan sekretaris terkadang seperti pekerjaan yang serabutan, mengerjakan apa yang diminta oleh manajer sebagai pribadi atau manajer sebagai pimpinan perusahaan. Dengan demikian, walaupun pekerjaannya dianggap remeh karena sifatnya hanya membantu kelancaran pekerjaan manajer, tetapi sebenarnya tugasnya sangat penting karena dengan demikian manajer dapat terbebas dari segala kegiatan yang bersifat administratif. Manajer juga akan lebih mudah memusatkan perhatiannya pada tugas yang telah menjadi tanggung jawabnya.

Dari penjelasan yang diuraikan tadi, apakah Anda sudah mendapat gambaran mengenai peranan sekretaris? Coba bandingkan pemahaman Anda dengan penjelasan berikut ini untuk lebih memudahkan Anda dalam memahami peranan sekretaris.

Peran Penting Sekretaris

  1. Pembantu/tangan kanan/asisten pribadi pimpinan Sekretaris mempunyai tugas penting yang membantu segala keperluan pimpinan sehingga tugas pimpinan menjadi lebih lancar.
  2. Pengelola informasi. Tugas perkantoran sering berhubungan dengan informasi. Informasi tersebut dapat masuk melalui surat, telepon, fax, atau sarana lainnya. Sekretaris bertanggung jawab mengelola segala informasi yang masuk untuk disampaikan kepada pimpinan. Sekretaris mencari, mengolah, menyimpan, mengatur, dan jika perlu mencari informasi yang dibutuhkan pimpinan. Informasi yang ada, apalagi yang bersifat penting atau rahasia, harus benar-benar dijaga kerahasiaannya sehingga tidak sampai bocor atau digunakan untuk hal-hal yang merugikan perusahaan. Informasi yang ada pada sekretaris nantinya akan digunakan oleh pimpinan dalam hal antara lain pembuatan keputusan.
  3. Penghubung atau Humas (Hubungan Masyarakat). Manajer biasanya tidak langsung menelepon lawan bicaranya, tetapi biasanya diawali terlebih dahulu oleh sekretaris. Selain itu, untuk mempertemukan pihak lain dengan manajernya, peranan sekretaris sangat penting sehingga pertemuan tersebut dapat berjalan dengan lancar dan menguntungkan perusahaannya. Sekretaris berdiri di antara pimpinan dan pihak lain. Untuk itu, sekretaris harus pandai menjabarkan kebijakan pimpinan atau menjadi penyampai informasi dari pihak luar. Peranan sekretaris dengan demikian adalah sebagai penghubung atau penyampai informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain.
  4. Pengatur tamu pimpinan. Sekretaris juga berperan dalam mengatur tamu yang akan menemui pimpinan. Dalam menerima tamu, sekretaris menyeleksi siapa yang dapat dan tidak dapat bertemu dengan pimpinan, kapan waktunya supaya diatur jadwalnya, dan tidak saling bertabrakan. Jika tamu yang akan berkunjung tidak diatur maka tugas dan kegiatan pimpinan akan terganggu.
  5. Pemelihara kondisi dan lingkungan kerja. Walaupun bersifat pribadi, sekretaris harus memperhatikan keselamatan dan kesehatan pimpinan, termasuk di dalamnya menciptakan suasana kerja yang menyenangkan sehingga pimpinan merasa nyaman dalam mengerjakan tugas-tugasnya.

Sudah jelas bukan peranan dari sekretaris? Anda dapat menerapkan pengertian ini sewaktu Anda bertemu dengan sekretaris sewaktu Anda datang ke suatu kantor perusahaan atau pemerintah. Ternyata peranan sekretaris tidak seperti yang dianggap oleh sebagaian orang yang menganggap sekretaris hanya pekerjaan yang kurang penting dalam suatu organisasi.

Saya yakin bahwa dengan mengetahui peranan sekretaris maka Anda juga akan mudah memahami apa yang menjadi ruang lingkup tugas seorang sekretaris.

Referensi
Ruang Lingkup Tugas Sekretaris oleh Drs. Darmanto, M.Ed.